DocuWare ist mehr als ein klassisches Archivsystem. Lassen Sie sich bei der Indexierung unterstützen von künstlicher Intelligenz, nutzen Sie Workflows zur Prozessunterstützung in verschiedenen Abteilungen und greifen Sie von anderen Applikationen auf Ihre Dokumente zu.
DocuWare lässt sich exakt auf Ihre Bedürfnisse konfigurieren. So können Ihre bewährten Prozesse passgenau abgebildet werden.
Dokumenten-Import – Alle Dokumente werden ins zentrale Archiv importiert, ob gescannt oder bereits digital vorliegend, ob eingehend oder ausgehend und unabhängig von Speicherort und Erstellungsprogramm. Dabei kann jedes Dokument automatisch indexiert werden.
E-Mail – Die Archivierung und auch die Suche von ein- und ausgehenden E-Mails ist direkt aus dem Mailprogramm heraus per Mausklick möglich. Dabei werden die Anlagen natürlich berücksichtigt. Alternativ können E-Mails auch automatisch importiert werden.
Intelligent Indexing – Zentrale Informationen eines Dokuments werden automatisch erkannt und als Indexbegriffe in hochstrukturierte, verwertbare Daten umgewandelt. Die künstliche Intelligenz merkt sich jedes Dokument und übernimmt schon nach wenigen Dokumenten die Indexierung zuverlässig.
One-Click-Indexing – Die einfache Indexierung von Dokumenten mit einem Klick auf bestimmte Werte im Dokument ist eine große Erleichterung der täglichen Arbeit.
Elektronische Formulare – Mit modernen Webformularen vereinfachen, verbessern und beschleunigen Sie die Datenerfassung. Die frei gestaltbaren Formulare sind sofort für jedermann auf jedem Gerät verfügbar und liefern strukturierte Daten, mit denen Sie den Informationsfluss in Ihrem Team automatisieren können.
Workflow Management – Ihr Unternehmen basiert auf Prozessen. Vertrieb, Personalwesen, Finanzen und andere Bereiche erfordern einen flüssigen und zuverlässigen Informationsaustausch zwischen den Kollegen. Mit dem DocuWare Workflow-Manager lassen sich Ihre Prozesse passgenau abbilden und zu großen Teilen automatisieren.
Smart Connect – Mit einer Tastenkombination haben Sie, egal aus welcher Softwareanwendung, alle Dokumente zum aktuellen Vorgang parat. Smart Connect verbindet jede beliebige Anwendung nahtlos mit DocuWare. Zeitaufwändiges Wechseln zwischen Systemen entfällt.
Mobile Apps – Mit mobilen Apps für iOS und Android bleiben Ihre Mitarbeiter in Verbindung und produktiv, sie können digitale Prozesse anstoßen, an deren Abwicklung mitwirken und sie abschließen. Dies sorgt für einen schnelleren Informationsfluss und eine raschere Entscheidungsfindung.
Sicherheit – Die DocuWare Cloud (MS Azure) gewährleistet Datenschutz, Informationssicherheit, Compliance, Prozesstransparenz, Vertraulichkeit durch Zugriffskontrolle, Schutz vor Schadsoftware, Notfallwiederherstellung, Performance, permanenten Zugriff, Dokumentverschlüsselung, Kommunikationsverschlüsselung, Datentrennung in der Cloud, Datenspeicherung und Verlustprävention.
Integration – DocuWare arbeitet mit Ihren vorhandenen IT-Systemen zusammen. Bereits über 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuelle Fachanwendungen wurden entwickelt. Außerdem lässt sich DocuWare in wichtige Geschäfts-Hardware wie Scanner und Multifunktionsgeräte integrieren.
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